19. November 2021

Schritt für Schritt zum erfolgreichen hybriden Event

Wer in den letzten Wochen und Monaten die aktuellen Geschehnisse aus Politik, Wirtschaft oder Gesundheit mitverfolgt hat, der weiß, wie es derzeit um die Planung von Events steht. Von links kommen erhöhte Infektionszahlen, von rechts der nächste Lockdown, Ausgangssperren stehen auch noch an und wie war das jetzt mit 2G oder gar 2G plus? Da kann es durchaus herausfordernd werden, im Voraus ein Event zu planen und erfolgreich über die Bühne zu bringen. Listen werden abgearbeitet, Speaker:innen kontaktiert, Flyer erstellt, Logos designt und hier und da wird intern diskutiert, ob es zu den Postern vor Ort auch Rollups braucht.

Da wir Wonderwerker:innen stets danach streben, aus herausfordernden Situationen neue Learnings zu ziehen, möchten wir euch ein recht spannendes Whitepaper zum Thema Hybride Events der IMEX Group nicht vorenthalten. Das Whitepaper bringt auf den Punkt, was wir in hybriden Settings erleben. Anbei die 7 Punkte, um jedes hybride Setting zu einem Erfolg zu machen.

Schritt 1. Ziele setzen.

Die wichtigsten Fragen, die hier bereits im Vorfeld geklärt werden sollten, sind die Zielgruppe – Wer soll live anwesend sein? Wer soll sich remote zuschalten können? – sowie Möglichkeiten der Interaktion, schließlich sind die Zeiten vorbei, in denen man sich stundenlang vor dem Bildschirm berieseln lässt. Mögliche Ziele, auf die hier zusätzlich verwiesen werden sind: Information, Kollaboration und Networking. Das können wir nur unterstreichen: Sind die wichtigsten Ziele definiert und abgestimmt, kann es auch schon in der Planung weitergehen.

Schritt 2. Die richtige Location auswählen.

Wer jemals in seinem Leben ein Event geplant hat, der kann hier sicher zustimmen, wenn wir sagen, besser früher mit der Location Suche starten, als später. Die richtige Location zu finden, kann dauern, denn es müssen einige Faktoren miteinberechnet werden, damit eine gute Location auch zur „richtigen“ Location für das geplante Event wird. Ist sie zentral? Öffentlich gut erreichbar? Gibt es Parkplätze? Ist der Saal groß genug? Gibt es mehrere Räume? Wie ist die Beleuchtung? Gibt es ein Podium? Kann man die Bestuhlung ändern? Und das sind nur jene Fragen, die bei einem vor Ort Event geklärt werden müssen. Die Hybride Variante bringt noch ein paar weitere Faktoren mit sich, die man bedenken sollte. Technik-Checks, damit währenddessen nichts schief gehen kann. Das passende Studio-Setting, damit man den zugeschalteten Teilnehmer:innen eine professionelle Bild -und Tonqualität liefern kann. Und das wichtigste: stabiles Wlan! Nichts ist schlimmer als verzerrte Moderator:innenstimmen oder gar ein schwarzer Bildschirm, weil man die Internetverbindung verloren hat.

Schritt 3. Technologie.

Ist die richtige vor Ort Location ausgewählt, braucht es zusätzlich auch die passende Online-Plattform. Hier ist es wichtig, Teilnehmer:innen nicht mit komplexen Tools zu überfordern. Der Einstieg sollte technisch simpel und unkompliziert ablaufen. Dennoch ist es wichtig, stets einen Online Technik-Support zur Seite zu haben, falls doch mal etwas nicht funktioniert. Wenn die Online-Plattform ausgewählt ist, ist es zudem wichtig, bereits vorab zu testen, wie es sich vor Ort mit der Lichtqualität, oder der Bild -und Tonschärfe verhält. Niemand möchte an einem Vortrag teilnehmen, in dem Redner:innen kaum erkennbar sind, man nichts hört oder nichts sieht. Eine weitere Frage zielt auf die Interaktion der Teilnehmer:innen ab. Wie soll das Event aufgebaut sein? Ist es ein Webinar? Mehrere kleine Vorträge? Oder gar eine mehrtägige Konferenz? Das ist wichtig, um zu klären, wieviel Interaktion es zwischen online und vor Ort Teilnehmer:innen geben soll.

Schritt 4. Partner und Personal.

Vor jedem Event ist es wichtig, genau abzuklären, aus welchen Personen das Projektteam bestehen wird, wer welche Rolle in diesem Team ausüben wird und welche Rechte, Pflichten und Kompetenzen das mit sich bringt. Der/die Projektmanager:in sollte jedenfalls sowohl Live- als auch digitale Erfahrung und Expertise mit Events mitbringen. Ebenso der/die Moderator:in, denn bei einem hybriden Event ist es wichtig, nicht nur die Teilnehmer:innen vor Ort, sondern auch jene hinter dem Bildschirm einerseits gut abzuholen, aber andererseits auch mitzureißen und zu aktivieren. Keine einfache Aufgabe. Neben den restlichen Projektmitarbeiter:innen gilt es auch, das Marketing(-team) gleich zu Beginn an Bord zu holen. Aufgabe des Marketings ist es, das Event gut zu promoten und auch im Anschluss Feedback von den Teilnehmer:innen einzuholen.

Schritt 5. Abläufe und Formate.

Es geht ganz klar um Interaktion, schließlich lebt jeder Vortrag ein Stück weit von der Interaktion der Teilnehmenden. Wie kann man nun am besten erreichen, dass sich die Teilnehmer:innen aktiv austauschen, Fragen stellen und motiviert bei der Sache sind? Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. Man kann den Teilnehmer:innen bereits im Vorfeld Unterlagen zur Verfügung stellen, damit sie sich damit vertraut machen können. Man kann ebenfalls darauf achten, während des Vortrags viele Fragen zu beantworten und auch als Moderator:in selbst Fragen in den Raum zu stellen. Was auch oft sehr gut ankommt, ist, den Teilnehmer:innen die Möglichkeit zu geben, Themen im Vorfeld mitzuentscheiden und Ideen einzubringen. Das steigert die Motivation und den Partizipationsgrad. Zu guter Letzt, kommen wir zum Networken – wie soll das bei hybriden Events ablaufen? Viele werden die Erfahrung mit Networking in online Formaten bereits gemacht haben – man möchte den Teilnehmenden die Möglichkeit zur Interaktion geben und schickt sie in digitale Breakout Räume, mit der Hoffnung, wertvollen Austausch zu ermöglichen. Während man sich in dem einen Raum fröhlich austauscht, herrscht in einem anderen gähnende Leere. Networking kann in diesem Format durchaus zu einer Herausforderung werden. Es gibt jedoch Tipps, die bei hybriden Formaten gut dabei helfen können, den Austausch zu fördern und aufrechtzuerhalten. Man kann Vorträge mit interaktiven Elementen bereichern (z.B. Whiteboards, Umfragen), Teilnehmer:innen mit eigenen Beiträgen und Vorstellungen in das Eventprogramm integrieren, oder explizite Networking Zeiten zwischen Vorträgen schaffen und dabei Teilnehmer:innen vor Ort und online durchmischen. Dann steht einem guten Austausch nichts mehr im Wege.

Schritt 6. Spannende Inhalte schaffen.

Man sollte beachten, dass bei hybriden Events die Aufmerksamkeitsspanne online eine ganz andere ist als vor Ort. Daher sollte ein Impuls nie länger als 30 Minuten dauern, ansonsten verliert man schnell die Aufmerksamkeit. Und man sollte reichlich Pausen einplanen. Weiters sollten alle Inhalte im Eventprogramm aufeinander abgestimmt sein – am Ende sollte ein roter Faden sichtbar werden – Stichwort Storytelling! Eine Geschichte führt Schritt für Schritt durch die Veranstaltung und hält die Spannung hoch. Und, was auch noch helfen kann, ist ein Raumwechsel. In einem vor Ort Setting würden sich die Teilnehmer:innen ebenfalls fortbewegen und in unterschiedliche Räume zu anderen Vorträgen wechseln. Das kann mittels Kamera durch einen Perspektivenwechsel geschehen und so kann durch unterschiedliche Studiobereiche gewechselt werden.

Schritt 7. Erfolg messen.

Am Ende jeder Veranstaltung möchte man als Projektteam natürlich wissen, wie erfolgreich die Veranstaltung abgelaufen ist. Die wichtigsten KPIs hierzu sind u.a. die Anzahl der Registrierungen, die Anzahl der Teilnehmer:innen, die durchschnittliche Teilnahmedauer oder auch die Weiterempfehlungsrate der Teilnehmer:innen. Was wir hier noch ergänzen möchten: Spaß!

Zusammenfassend können wir also sagen, ein Hybrid-Event zu planen ist nicht schwierig, es braucht jedoch ausreichend Vorlaufzeit, ein gut eingespieltes Projektteam, die richtige Location, eine passende Technik, spannende Inhalte und Redner:innen und natürlich jede Menge Motivation! In diesem Sinne, viel Erfolg beim planen!

Autorin:

Maryam Rassouli, MSc



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